Cenários ilustrativos. Os casos abaixo não são depoimentos nem representam clientes reais; descrevem como as ferramentas são usadas em situações comuns. Casos reais, com autorização dos clientes, serão publicados quando existirem.
Clínica de fisioterapia
Confirmação e lembrete automáticos
Situação: Uma clínica de fisioterapia com três profissionais e uma recepcionista, com sessões em série e agenda cheia. Cada horário vago por falta é uma sessão perdida.
Ferramentas do sistema usadas
- Confirmação no agendamento (mensagem com botões Confirmar e Cancelar)
- Lembrete automático poucas horas antes, só para quem ainda não respondeu
- Etiqueta "Confirmado/Cancelado via WhatsApp" na agenda
- Aviso no sino para a recepção e o profissional
Como acontece
- A recepção agenda a sessão com a opção de WhatsApp marcada.
- O paciente recebe a mensagem na hora e toca em Confirmar ou Cancelar.
- Se não responde, recebe um lembrete antes do horário.
- A agenda mostra o status de cada sessão sem ninguém ligar.
O que continua com a equipe
- Ligar para quem não respondeu e decidir o que fazer com o horário.
- Registrar o atendimento no prontuário.
Ver confirmação e lembrete por WhatsApp →
Consultório com recepção pequena
Paciente remarca e cancela sozinho
Situação: Um consultório médico com uma recepcionista que divide o tempo entre atender o telefone e receber pacientes. Boa parte das ligações é para remarcar ou cancelar.
Ferramentas do sistema usadas
- Chatbot no WhatsApp: menu "Remarcar" e "Cancelar"
- Horários de atendimento do profissional cadastrados no sistema
- Regra de 24 horas de antecedência
- Avisos à equipe e ao profissional quando o paciente remarca ou cancela
Como acontece
- O paciente abre o menu do chatbot no WhatsApp com o telefone cadastrado.
- Escolhe a consulta e vê os dias e horários livres do mesmo profissional.
- Escolhe, confirma e a agenda é atualizada na hora.
- A equipe recebe o aviso; o horário liberado fica disponível.
O que continua com a equipe
- Pedidos com menos de 24 horas, ou de profissional sem horários cadastrados: o paciente informa o motivo e a equipe decide.
- Marcar uma consulta nova do zero continua sendo feito pela recepção.
Ler como o paciente remarca pelo WhatsApp →
Profissional autônomo
Agenda do dia no WhatsApp
Situação: Um profissional que atende sozinho, entre um paciente e outro, sem computador por perto, e quer saber quem é o próximo e quem ainda não confirmou.
Ferramentas do sistema usadas
- Chatbot por perfil (profissional)
- Opções: agenda de hoje, agenda de amanhã e pendências
- Aviso quando um paciente cancela
Como acontece
- O profissional envia uma mensagem para o número da clínica.
- O sistema reconhece o telefone cadastrado e mostra o menu do perfil.
- Ele escolhe "Agenda de hoje" e recebe os horários com o status de cada consulta.
O que continua com a equipe
- Alterações na agenda e o registro do prontuário continuam sendo feitos no sistema.
Ler como consultar a agenda pelo WhatsApp →
Clínica odontológica
Recepção acompanha pendências e cancelamentos
Situação: Uma clínica odontológica com vários dentistas, em que a recepção precisa saber rápido quais consultas ainda estão sem confirmação e o que foi cancelado, para reencaixar pacientes.
Ferramentas do sistema usadas
- Perfil atendente no chatbot (agenda, amanhã e pendências)
- Perfil administrador (cancelamentos)
- Etiquetas de WhatsApp na agenda
- Confirmação e lembrete automáticos
Como acontece
- Os pacientes confirmam ou cancelam pelos botões da mensagem.
- A recepção consulta as pendências de amanhã pelo WhatsApp e prioriza os contatos.
- Quando alguém cancela, o administrador vê na lista de cancelamentos e a agenda libera o horário.
O que continua com a equipe
- Escolher quem reencaixar e negociar o novo horário.
- Mensagens fora do menu: continuam com o atendimento humano.
Ver modelos de mensagem para consultório odontológico →